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Eventos

Se celebró en Bizkaia Enpresa Digitala una interesante Jornada sobre sindicación de contenidos.

La Jornada fue impartida por Iñigo Arbildi y por José Luis Orihuela, dos bloggers que llevan tiempo evangelizando sobre las bondades de los weblogs y de las buenas prácticas asociadas a los mismos.

La jornada contó con una asistencia de unas setenta personas, lo cual hace pensar en el gran interés que suscita el fenómeno blog dentro del mundo empresarial de Euskadi.

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• 10 ventajas de las intranets como sistemas ECM

Tal y como se expresa en el título, un sistema de ECM no excluye la Gestión Documental, sino que supone añadirle una serie de características (tecnologías y funcionalidades), lo que ha derivado en el nacimiento de una nueva gama de soluciones que aportan una serie de valores añadidos a la mera Gestión Documental en pos de un nuevo escenario de colaboración.

Como primer paso, estableceremos una definición de lo que son los conetenidos empresariales y que es sobre la que se trabaja en este artículo:

“Los contenidos empresariales son aquellos documentos críticos de soporte al negocio de una organización.”

Esto, poniendo por ejemplo a una aseguradora, significa que un contenido puede ser una foto de un accidente de automóvil, una factura, un fax, una conversación grabada en un Call Center, un documento en MS Word, un e-mail, una hoja de cálculo...

Cada negocio tiene sus propios contenidos, y la misión de cada organización es reunirlos todos en un portal de forma fácil de usar, bien identificados y estructurados.
Entre las ventajas adicionales a la Gestión Documental que aporta un sistema de ECM podemos citar:

- Interfaz de trabajo única, en forma de portal web, que sirve como acceso a toda la información de la empresa que un usuario tenga permiso para conocer.

- Posibilidad de trabajo colaborativo: varios empleados pueden trabajar sobre un contenido o documento por medio de una herramienta de discusiones online.

- Portal perfectamente integrado con herramientas ofimáticas (p.ej. MS Office), con lo que la documentación generada por estos elementos aparece automáticamente publicada en la intranet.

- Gestión automática de versiones de los documentos. El sistema genera las versiones automáticamente. Visualizaremos siempre la última versión de un documento, pudiendo acceder a las versiones anteriores mediante el histórico que mantiene el sistema. Así evitaremos errores de actualización y de trabajo sobre supuestos erróneos.

- La intranet es por sí misma un elemento de comunicación genérica interna altamente eficaz. Los comunicados corporativos se publican en el portal y son visibles para los empleados.

- Sistema de comunicación especializada. Un usuario sabe instantáneamente qué documentos o contenidos relacionados con sus funciones profesionales se han modificado o añadido en el sistema. Cualquier usuario está automáticamente informado de cambios en contenidos que le afecten, y esto ocurre sin llamadas de teléfonos, faxes ni e-mails personales, con los consiguientes ahorros de tiempo, consumo de comunicaciones y carga de los servidores de correo electrónico.

- Integración con herramientas de gestión de proyectos (p.ej. Microsoft Project), en las cuales se puede trabajar colaborativamente.

- Mejora de la Gestión del Conocimiento que reside en los miembros de la empresa. Si tenemos encuenta que entre un 80-90% de los documentos que utilizan los usuarios están en su disco duro, el hecho de transferirlos al subsistema de DM, supone que se explicitan para el resto de la organización y, por tanto, quedan perfectamente recuperables. Esto es una gran ventaja en situaciones de nuevas incorporaciones (posibilidad de diseñar recorridos formativos para nuevos trabajadores) y en situaciones de ausencia (vacaciones, enfermedad, baja, etc.) del responsable de un asunto: la información puede ser tomada por otra persona sin interrumpir el trabajo o servicio.

- Reducción de costes de producción web/intranet: se pueden reducir de forma espectacular los gastos de mantenimiento y desarrollo de sitios web, eliminando cuellos de botella tradicionales. Esto se logra mediante un sistema muy sencillo de publicación para el cual no hace falta más que conocer un procesador de textos estándar (p.ej. MS Word, Lotus Word Pro,...), rellenar un formulario y publicar. Incluso se puede publicar directamente un documento desde el procesador de textos.

- Gestión Documental: un sistema de Intranet basado en ECM implica beneficiarse de todas las ventajas que supone la Gestión Documental, ya que la solución se construye en torno a la misma.

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